名刺情報の組織管理、BusicaFEシステム”

導入事例”


リサイクル自転車のレンタル業をスタートした当社にとって、イベントの際に交換した名刺は新たなビジネスパートナーを発見するための重要なキーです。しかし交換した名刺は担当者ごとの個別管理となっていたため、紛失や、ブース不在時の盗難など、常にリスクに晒されていたので改善が急務となっていました。そして試したのがBusicaFE。このシステムを導入することで交換名刺の集中管理が可能となり、さらに名刺も鍵付きのキャビネットに保管されため、紛失盗難の問題が同時に改善する事が出来るようになりました。これにより名刺管理に割かれていた人的リソースを他に回せ、以前よりも効率的なイベント活動を行うことが可能になりました。

我々は以前から展示会場で頂いた名刺の利活用に頭を悩ませていました。名刺情報を元にた効率的な営業アプローチを行うため、 、展示会終了後から手作業で電子化の作業を行っていましたが終了後2～3日掛かり後手となってしまっていた。そのためビジネスチャンスを失っている場面もありました。同業者を通じてBusicaFEを紹介して頂いたのはそのような時です。ブースにBusicaFEを導入したことにより交換直後に電子化し、のちの作業時間を劇的に短縮する事が出来ました。スピーディなアクションに対して社内外からの反応も大きく、実際に商談に持ち込めたケースもあり、まさに「素早いアクションはビジネスチャンスを生む」を肌で感じた瞬間でした。

この事務所には弁護士が３名と秘書２名が勤務している。以前から取得した名刺の管理は組織全体をまとめて紙箱に仕分けしていた。そのため探し出すのに時間がかかったり、探し出すことができずに困っていた。また仕分け前の管理がまずく、情報漏えいの危険が潜んでいると危惧していた。仕事柄、絶対にあってはならない漏えい保護を実現する方法を色々検討し、結果としてとしてBusicaFE を選択致しました。その理由はBusicaFEなら誰がいつ受け取った名刺であるかを簡単にデータベースとして保存することができ、同時に鍵のかかるキャビネットに名刺原本の保管ができるのでとても安全です。そのうえ名刺情報が一瞬で検索・閲覧できてとても便利なシステムです。

瀬戸市のこの事務所には弁護士が５人勤務されており、それぞれ多方面で活動されている。活動の結果、取得した名刺が数多くあるがこの管理は個人任せとなっており、誰が、いつ、どのような方と名刺交換したかを組織としてわかる仕組みになっておらず、弁護士が別の事務所に移ったり、独立して事務所を開設された場合にこの名刺を持ち去ることが当然のように行われていた。組織員として受け取った名刺は個人の物ではなく、その組織の財産であることはいうまでもない。ただ、名刺を毎日回収することは現実的ではなく、賛同も得にくいと判断致しました。そこで、オーナー弁護士がBusicaFEを選択され、取得した名刺をすべて組織管理することを徹底されました。名刺管理のインフラ構築により、名刺の組織管理が抵抗少なく実現できました。

映像制作会社を中心にコンピュータシステムのセキュリティ管理を構築・運営する該社は、自社に保有する顧客情報等を漏洩させることは大きなリスクとなる。その一つとして名刺があり、以前はSaaSで提供されるサービスを利用していたが、原本管理が担当者任せになっていることに不安がありBusicaFEを導入致しました。今般、ビジカ・ビジネスシステムよりBusicaFEの機能追加の案内を受け、従業員の入退室管理とそれに連携したパソコンシャットダウン機能を搭載していただきました。今まで利用していたタイムレコーダーを廃止しGoogleスプレッドシートでの管理に切り替えることにより従業員の勤務時間の適切管理とパソコンの電源の切り忘れが防げるようになったうえに「ランニングコストゼロ」とは驚きです。また経営者の私が出張中でもマネジャーが出勤するとメールで通知されるので安心です。

該社の法人営業部門は法人保険契約者や加入見込法人に対して定期的な異業種交流会を行っている。多数の方々に参加頂き、結果として保険の契約をしていただくことがこの異業種交流会の目的であるが、「見込顧客の情報は営業担当個人の財産」という考えが強く、そのために異業種交流会にお誘いする見込法人も営業担当個人に任せていたが、これでは集客効率が悪いため、以前から懸案になっていた名刺の組織管理を行うことを決断し営業担当者が頂いた名刺に「業種コード」を付与しＢｕｓicaＦＥで組織的に管理し開催地域・セミナー内容などの要素を考慮して集客することにより参加社数の拡大ができました。

ベンチャー企業向けの広報・ＰＲ支援サービスを行う該社は、ベンチャー企業の経営者または会社設立希望者を募り、上場に成功した経営者の基調講演などで交流会を開催し参加社を自社の見込顧客としている。この集客に関し営業担当者が頂いた名刺を活用しているが、いただいた名刺すべてがその対象ではない属人管理になていた。ＢｕｓｉｃａＦＥを導入し営業担当者が全員の名刺を登録し、その方の属性を付与することによりセミナーのテーマにマッチした集客を行うことにより成約率が向上した。また、セミナー当日には会場にＢｕｓicaＦＥを設置し入り口で頂いた名刺を電子化し、懇親会の場で参加者リストを配布しています。

公共施設、学校、民間オフィスの建築を行う場合にさまざまな建築関連業者と協業しプロジェクトを完了する。しかしながらプロジェクト完了後のメンバー管理ができておらず、数年後に同様の案件があった場合にメンバー召集に苦慮していた。Ｂｕｓｉｃａを導入し、名刺情報に関わったプロジェクトの情報を付与することで効率的に管理することができるようになりました。

学校教材を製造・販売する該社は年間４回の展示会を開催する。来場者から名刺を頂きそれをもとに営業活動を行うが、誰が対応したお客様であるか？どのようなことをお望みか？の情報が的確に整理できていなかった。ビジカを導入することで来場当日に名刺とアンケートの情報整理が行え迅速な営業行動ができるようになりました。

インターネットにより全国のお客様に太陽光発電システムのソリューション販売を行う該社は、適正価格での販売活動をおこなう上で、地域ごとのメーカー担当者や施工業者などとタイムリーに情報交換をする必要がある。これらの方々の名刺情報に対応可能エリアや商品群などの付加情報を追記し見積依頼に対し迅速な対応を行っています。

コンピュータソフトウエアの企画・開発・保守を行う該社は名刺により販売実績を管理しており、名刺に販売した商品カテゴリーを付与し「誰が」「いつ」「何を」販売したかを記録するとともに、次にこの顧客に対しどうするかを立案している。名刺管理による提案であるため適切な相手に対して、適切な提案ができるので営業にかける時間が短縮できました。

ＯＡ機器を販売する該社は営業担当が頂いた名刺の管理を個人に任せていたが、大切な見込み顧客を個人の主観で逃していたことが多かった。これを共有管理することにより営業担当個人ではなく、組織として名刺交換の翌日には代表者名のお礼状を発信することから始まり、セミナーの案内、新製品情報の発信を定期的に行う。これにより新規顧客の開拓が組織的にできるようになりました。

ＣＡＭソフトの総代理店である該社は全国各地で年間６０回以上もの展示会を開催することが定番となっている。展示会場では対応したセールスが名刺を頂き、展示会翌日に営業アシスタントが頂いた名刺をＥｘｃｅｌに入力しそのシートを営業責任者に回付する仕組みになっていた。このため来場者に対するお礼メール、カタログ送付、訪問案内などの開始が展示会より２日後となっていたうえ、誰が頂いた名刺であるか不明のものもあったが、展示会場で営業担当者がＢｕｓｉｃａＦＥで名刺をすぐに電子化することにより瞬時に代表者名でのお礼メールを送信できるうえ、翌日の名刺整理の時間が不要になった。この結果来場者に対する迅速な営業フォローができ、成約率が向上しました。

外車ディーラーである該社の顧客は会社役員が多く、役員同士の個人的なお付き合いも深い。以前から役員が頂いた名刺を秘書が保管していた。しかし名刺の現物保管では各役員の人脈がつながらないことが多くありＶＩＰユーザーにも関わらず配慮不足な対応があった。ＢｕｓｉcaＦＥ導入によりあるＶＩＰユーザーと社長をはじめとする自社役員との人脈が明らかになり留守中の役員に頂いた電話を交流のある他の役員に繋ぐなど対応力が大きく向上いたしました。

該社は千葉県の日曜大工ショップであり顧客のほとんどが一般消費者であるが、継続して購入してくれるプロの職人さんを大切にしている。店員が接客した際に名刺を頂き業種を入力することで定期的な商品のＤＭを発信することが可能である。しかも、対応した店員名での発信となるためその効果も大きく、プロ職人のリピータが大きく増えています。

経営コンサルを行う該社は、「名刺交換はビジネスの起点」ということで、職員の名刺をすべて組織で管理する。属人的な管理では大切な名刺を紛失してしまうという情報漏えいの危険性が伴うだけでなく、名刺交換のお礼状から始まる定期的なお葉書をもれなく届けできない。以前はＥｘｃｅｌで管理していたが、原本がないと営業行動に支障をきたすという理由から原本管理は個人管理となっていた。ＢｕｓｉｃａＦＥの導入により、営業担当者のＰＣと携帯電話から検索閲覧ができるので原本をＢｕｓｉｃａで管理、週に１～２度程度カギを開けて原本を別のキャビネットで保管しています。

ＯＡ機器を販売する該社は営業担当が頂いた名刺を電子化し共有管理すると同時に、サイボイウズ社のwebデータベースである「デヂエ」に連携し名刺に紐付けされた日報管理を行っている。これにより面談記録の登録と回付を正確かつ迅速に行うことができるようになった。またこのデータを応用し、販売・障害・サポート記録と売掛・回収情報を付与して顧客管理台帳としても使用しています。

当、税理士事務所ではオーナー税理士以外は資格取得を目的とした研修生である。オーナーの指導のもとクライアント企業や、その取引先企業で名刺交換することが多くあるが、研修生が独立した後にお問い合わせをいただいても全くわからないことが多くあった。ＢｕｓｉｃａＦＥを導入し「いつ」「誰が」を付与して名刺を組織管理することでこれを解決することができました。